Lyssna på den här sidan Lyssna

|  Textstorlek: Minska textstorleken Öka textstorleken   |  Kontakta oss  |  English

Till vetenskapsrådets webbplatsTill Uppsala universitets webbplats

Att hantera data & forskningshandlingar

Bild Förvaring och ägande av forskningsmaterial

Tillgång till forskningsdata utgör många gånger en förutsättning för att kunna bedriva forskning och därmed kunna vinna ytterligare vetenskaplig kunskap. Detta med avseende på såväl möjlighet att bygga vidare på redan befintliga forskningsrön och undvika onödigt dubbelarbete. Forskning som behandlar personuppgifter eller arbetar med register diskuteras på egna sidor.

Det kan vara svårt för en forskare att få en samlad överblick över redan befintliga datasamlingar. Forskaren har under sådana omständigheter möjlighet att vända sig till Svensk nationell datatjänst (SND), som utgör serviceorganisation för svensk forskning inom humaniora, samhällsvetenskap och medicin. I SND:s uppdrag ingår bl.a. att på förfrågan från forskare anvisa forskaren till redan befintliga datasamlingar både inom och utom landet. I SND:s uppdrag ingår även att ge stöd och rådgivning under hela forskningsprocessen. Det finns därtill möjligt för forskaren att även vända sig till Riksarkivet och Statistiska centralbyrån som kan vara behjälpliga med stöd och rådgivning inom sina respektive verksamhetsområden.

Vid universitet och högskolor bedrivs forskning. Forskningen är dels finanserad via statliga medel och dels via medel från externa intressenter som t.ex. de stora forskningsstiftelserna. Universitetet respektive högskolan är huvudman för forskningen och ansvarar för att de forskningsdata som genereras inom ett forskningsprojekt hanteras på ett lagligt och korrekt sätt med beaktande av god sed i forskningen. Av detta följer att de forskningsdata som genereras inom ett forskningsprojekt tillkommer universitetet respektive högskolan och inte forskaren själv. Universitetet respektive högskolan har att följa det gällande regelverket som ställer krav på t.ex. att forskningsdata ska göras tillgänglig genom arkivering och registrering och att den forskningsetiska principen om öppna data ska tillämpas (hos SND återfinns bara en kopia).

Forskningsdata som allmän handling

Svenska universitetet och högskolor utgör förvaltningsmyndigheter och har att tillämpa den s.k. offentlighetsprincipen som framgår av tryckfrihetsförordningens 2 kapitel. Offentlighetsprincipen stadgar att var och en har rätt att på begäran få ta del av allmänna handlingar hos en myndighet. Med allmän handling förstås såväl konventionella handlingar som papper, ljud- eller bildupptagningar och elektroniska upptagningar i form av t.ex. e-postmeddelanden. En handling utgör allmän handling om den förvaras hos myndigheten och är endera upprättad inom myndigheten eller inkommen till myndigheten. Allmänna handlingar kan endera vara offentliga eller hemliga. Allmänna handlingar är som huvudregel offentliga och ska på begäran från var och en lämnas ut. Det är endast om det föreligger en sekretessregel i Offentlighets- och sekretesslagen (2004:100) som anger att handlingen inte ska lämnas ut, som handlingen ska betraktas som hemlig helt eller delvis och inte ska lämnas ut.

En handling är att anses som allmän och upprättad vid myndigheten när den expedieras. En handling blir även att betraktas som allmän och upprättad i de fall som ärendet som handlingen hänför till har slutbehandlats. Hänför sig handlingen inte till något speciellt ärende anses den upprättad när den har justerats av myndigheten eller har färdigställts på något annat sätt. Till denna sistnämnda kategori hänförs många gånger handlingar som har tillkommit i samband med forskning, t.ex. färdiga provanalyser, framkallade fotografier eller audiovisuella upptagningar. För vissa typer av handlingar som t.ex. dagböcker, register eller andra förteckningar som är ämnande för att det fortlöpande ska göras noteringar eller anteckningar, gäller för dessa handlingar att de blir allmänna och upprättade i samma ögonblick som den handling som är avsedd att utgöra handlingen där noteringen eller anteckningen ska införas är färdigställd för införing av notering eller anteckning. Varje ny anteckning som förs in blir därefter direkt en allmän handling. Att handlingen förvaras vid myndigheten innebär normalt att handlingen rent fysiskt befinner sig hos myndigheten, med det kan i vissa fall också betyda att den är tillgänglig för myndigheten hos t.ex. någon annan myndighet, där den förstnämnda myndigheten har möjlighet att ta del av informationen hos den andra myndigheten via s.k. direktåtkomst.

Öpnna data

Många vetenskapliga organisationer över hela världen förespråkar öppen vetenskap och understödjer principen om att det ska vara möjligt att dela forskningsdata. Det finns många skäl för en sådan ordning som t.ex. möjlighet att återanvända tidigare insamlade och beforskade datasamlingar och möjliggöra nya kombinationer av data samt gör att det är möjligt att spara både tid och pengar i forskningen. Det hänvisas här till framför allt RECODE, men även dokument från Welcome Trust, ICSU, OECD och National Research Council. Särskilt bör Panton Principles och rekommendationen från EU-kommissionen uppmärksammas. I Sverige har Vetenskapsrådet lagt fram ett "Förslag till Nationella riktlinjer för öppen tillgång till vetenskaplig information".

Ett anmärkningsvärt initiativ är Scientific Collections International, av OECD, som syftar till att "increase the use and impact of scientific collections for interdisciplinary research and societal benefits" och att "expand the access, awareness and appreciation of scientific collections."

Inom vissa vetenskapsområden finns en strävan efter än mer omfattande pre-publicering och att forskningsdata görs tillgängliga redan innan publiceringsprocessen inleds. Detta har framförallt gjorts gällande inom "community resource projects" och fått sitt uttryck i slutsatserna från Toronto International Data Release Workshop.

En liknande idé återfinns i kravet på disposition av data i olika databaser efter publicering där ett exempel utgörs av "International Mouse Strain Resource". Det finns en mängd positiva uttalanden från tidskrifter som t.ex. Science och Heredity, och från nationella organisationer som amerikanska NAS och NIH och brittiska MRC. Exempelvis skall genetiska associations-data framtagna i forskning finansierad av NIH publiceras i dbGaP. I Amerika har NSF skapat databasen Dryad - en internationell samling av data från granskade artiklar från både grund- och tillämpad forskning inom biovetenskaperna. I Sverige finns exempelvis en samling av miljö- och klimatdata (ECDS).

Forskare bör innan ett forskningsprojekt påbörjas förvissa sig om att finansiärer, den egna hemmainstitutionen och tilltänkta tidskrifter, inför publicering, i förekommande fall, har riktlinjer för delning av forskningsdata. Om sådana riktlinjer finns bör forskaren upprätta en strategi för delning av forskningsdata, vilket också kan meddelas forskningsetisk nämnd inför ansökan om etikgodkännande. Det föreligger visserligen inga sådana krav idag men sådana krav kommer att kunna förväntas i framtiden. Starkare krav kommer att ställas på forskningens kvalité och att den ska tålas att bli granskad. Viss granskning sker visserligen redan idag vid t.ex. disputationer eller referee-granskning av ansökningar och artiklar. Med att det ställs krav på att forskningsdata ska publiceras och tillgängliggöras kommer andra forskare att kunna kontrollera forskningsdata och forskningens kvalité främjas. Det skulle också kunna ges möjligheter att sammanfoga olika datamängder och på så sätt föra forskningen vidare och väsentligt öka vetenskapens möjligheter att utvecklas.

Idag kan datasamlingar ges ett unikt DOI (eller 'Handle') så att det blir lättare att referera till och går att finna, vilket ger att forskaren kan få en välförtjänt merit för att ha samlat eller skapat en samling data/material. SND är den organisation som utfärdar sådan identifikation och det kan även fås via DataCite och CrossRef.

Arkivering och gallring

Grundprincipen i arkivlagen (3 §) är att myndigheternas arkiv tillhör det nationella kulturarvet och skall tillgodose bl.a. rätten att ta del av allmänna handlingar samt forskningens behov. Myndigheters handlingar utgörs av dess allmänna handlingar som endera kan vara offentliga eller hemliga (tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3 §).

Myndighetens handlingar ska arkiveras enligt arkivlagen (SFS 1990:782), arkivförordningen (SFS 1991:446) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Av arkivlagen 3 § framgår att en myndighets arkiv utgör en del av det nationella kulturarvet. En myndighets handlingar ska av det skälet bevaras varmed gallring av handlingar utgör undantag. Bevarande innebär att handlingarna skall bevaras för så lång tid som är möjligt, med perspektivet "för all framtid". Det är endast om det finns en regel som tillåter gallring som gallring får ske. Gallring innebär förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar.

De grundläggande bestämmelserna för gallring återfinns i arkivlagens 10 §. Stöd för gallring ska framgå av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd s.k. RA-FS. Av (RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse har stor betydelse för myndigheternas möjlighet att gallra handlingar som inte har någon betydelse eller har mist sin betydelse för myndigheten. Vidare framgår av (RA-FS 1991:6, ändrad i 1997:4) att myndigheten fortlöpande skall pröva förutsättningarna för gallring. Det grundläggande dokumentet för statlig forskning är Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1). Där sägs:

6 § Från gallring skall alltid undantas handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i resp. forskningsprojekt.

Allmänna råd.
Från gallring bör även undantas handlingar som speglar projektets kontext avseende t.ex. ekonomiska förutsättningar och externa kontakter, samt visar eventuella förändringar i inriktning under arbetets gång... Om det inte går att avgränsa enskilda forskningsprojekt, t.ex. i kontinuerligt bedriven grundforskning, kan föreskrifterna användas i tillämpliga delar.

7 § Utöver vad som anges i 6 § skall sådana handlingar undantas från gallring som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse.

Innan man bestämmer en tidpunkt för gallring skall enligt 8 § "rimlig tid förflutit för att det skall ha funnits möjlighet att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat". I RA-MS återfinns Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering. 

Riksarkivet har utfärdat vidare regler för insändandet av arkivmaterial. De vilar, förutom på arkivlag och -förordning, på förordningen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (SFS 1994:1495). Varje myndighet har dessutom i normalfallet egna arkivföreskrifter som forskaren bör göra sig bekant med. I RA-FS 1991:6, ändrad i 1997:4, stadgas myndighetens ansvar för att fortlöpande planera och styra sitt arkivs avgränsning och organisation. På de flesta universitet och högskolor utgör varje institution en egen arkivbildare.

Senast uppdaterad: 2017-06-13

Regler & riktlinjer

Se vidare

CODEX, Centrum för forsknings- & bioetik, BMC, Husarg. 3, Uppsala | Webbansvarig | Om webbplatsen